- Una carpeta virtual y una física con el CV, información relevante y entrevistas de los y las autoras, artistas, y profesionales a promover, que será entregada una vez finalizada la gira
- Resúmenes semanales de los contactos y acciones que se realizan hasta la llegada de los clientes, con el fin de ser evaluadas por ellos y realizar los cambios que sugieran
- Pedido de avales a las Embajadas e instituciones afines (tanto en Argentina como en sus países de origen) de las actividades a realizar. Pueden sumarse las de las universidades o empresas para las que los interesados colaboran (eso, inevitablemente, deberán hacerlo estos en los países de los que provienen)
- Pedido de cartas de invitación a las instituciones convocantes en caso de necesitarlas o ser exigidas en los lugares de origen de los visitantes
- Contacto con las Secretarías de Cultura de las ciudades en las que se harán las presentaciones
- Relaciones institucionales e interinstitucionales (privadas y públicas), prensa y difusión: contacto con periodistas de cultura para la realización de entrevistas y reseña de las obras. Para ello será necesario que estos las envíen --a su cargo-- a la dirección que se les informe
- De ser posible, lograr difusión y entrevistas en radio y TV
- Cierre de fechas y envío de calendario de actividades (podrían agregarse más actividades aún durante la presencia de los clientes en el país)
Si bien las obligaciones como promotora culminan una vez entregado el calendario de actividades, sumo y asumo los siguientes aún estando ya los interesados en el país:
- Envío -antes de la fecha de partida desde sus países- de los datos necesarios acerca de hospedajes adecuados tanto en lo relativo a tarifas como a cercanía a los lugares donde realicen las presentaciones
- En caso de no poder recibir al invitado o invitada personalmente en Ezeiza, se le comunicará datos y tarifas de taxis y remises desde el aeropuerto al hospedaje
- Recepción o visita -el día de su llegada- al lugar donde se hospeden. Entrega de una tarjeta de transporte que deberá ser cargada por el visitante (se acompañará a realizar la carga y se le mostrará como usar la tarjeta) y de un mapa de la ciudad con todas las explicaciones necesarias para manejarse en ella
- De no ser posible estar presente en sus eventos, se le dará información de contacto y traslado al lugar, facilitando, así, la tarea del disertante y del responsable del mismo
- El pago del servicio se realizará a través de empresas de transferencia monetaria. Las comisiones que estas establezcan estarán a cargo de los depositantes